Privacyverklaring – Assurency

Assurency B.V. (hierna: Assurency, wij of ons), gevestigd aan de Piet Heinstraat 12, 7511 JE Enschede, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw privacy en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Heeft u vragen of wilt u gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via info@assurency.nl.

1. Wie zijn wij?

Assurency B.V. is een onafhankelijk IT-audit- en assurancekantoor. Wij voeren externe audits, interne audits, assurance-opdrachten en implementatietrajecten uit voor middelgrote organisaties. In het kader van onze dienstverlening ontvangen en verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen, bezoekers van onze website en medewerkers van opdrachtgevers.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende contexten:

2.1 Websitecontactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website invult, verwerken wij:

Naam
Naam van de organisatie
E-mailadres
Inhoud van uw bericht / omschrijving van uw vraagstuk

2.2 E-mailcorrespondentie

Wanneer u per e-mail contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u in uw e-mail vermeldt, waaronder naam, e-mailadres en overige informatie die u vrijwillig deelt.

2.3 Uitvoering van opdrachten (klantgegevens)

In het kader van audit- en assurance-opdrachten ontvangen wij van opdrachtgevers documentatie, systemen en informatie die persoonsgegevens kan bevatten. Het gaat hierbij doorgaans om:

Naam, functie en contactgegevens van medewerkers van de opdrachtgever
Toegangsgegevens en logbestanden (in geanonimiseerde of pseudonieme vorm waar mogelijk)
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van interne beheersingsmaatregelen

Deze persoonsgegevens ontvangen wij doorgaans niet rechtstreeks van de betrokkene zelf, maar van de opdrachtgever bij wie de betrokkene werkzaam is of waarmee de betrokkene een andere relatie heeft. De opdrachtgever is in die gevallen de bron van de gegevens.

In het kader van de onafhankelijke uitvoering van audit- en assurance-opdrachten bepaalt Assurency zelfstandig de opzet, methodiek en dossiervorming conform de geldende professionele standaarden en wettelijke verplichtingen. Assurency treedt voor deze gegevensverwerkingen dan ook op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Er wordt om die reden geen verwerkersovereenkomst gesloten; afspraken over geheimhouding en beveiliging zijn volledig ingeregeld in onze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging.

3. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Doel	Grondslag (AVG art. 6)
Beantwoorden van vragen via het contactformulier of e-mail	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Opstellen en uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Uitvoeren van audit- en assurance-werkzaamheden	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.a. administratieplicht, NOREA-verplichtingen)	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)
Opslaan van werkdossiers ten behoeve van kwaliteitsborging en bewaarplicht	Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub c/f)

Voor zover wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), betreft dit ons belang bij het kunnen beantwoorden van vragen van (potentiële) opdrachtgevers en bezoekers van onze website, en het kunnen bewaren van werkdossiers ten behoeve van kwaliteitsborging en verantwoording aan toezichthouders. Wij hebben dit belang afgewogen tegen uw recht op privacy en zijn van oordeel dat onze verwerking daarop geen onevenredige inbreuk maakt.

Het verstrekken van persoonsgegevens is doorgaans geen wettelijke verplichting, maar wel noodzakelijk om een overeenkomst met u aan te gaan of uw vraag te kunnen beantwoorden. Verstrekt u de gevraagde gegevens niet, dan kunnen wij mogelijk geen (volledige) uitvoering geven aan de dienstverlening of uw vraag niet in behandeling nemen.

4. Bewaartermijnen

Categorie	Bewaartermijn
Contactformulier- en e-mailgegevens (geen opdracht gevolgd)	12 maanden na laatste contact
Klantdossiers en opdrachtadministratie	7 jaar na afsluiting opdracht (fiscale bewaarplicht)
Auditdossiers (NOREA-kwaliteitseisen)	Minimaal 7 jaar, conform NOREA-gedragscode en beroepsregels
Factuuradministratie	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Assurency verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

Verwerkers: derden die namens ons diensten verlenen, zoals cloudopslag, e-maildiensten of boekhoudpakketten. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Wettelijke verplichting: wanneer wet- of regelgeving ons verplicht gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten.
NOREA-toezicht: in het kader van kwaliteitstoetsing of tuchtprocedures kan NOREA inzage verlangen in dossiers. Wij handelen daarbij conform de NOREA-gedragscode.

Voor zover gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, bijvoorbeeld door Google in het kader van Google Analytics, gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en/of het EU-VS Data Privacy Framework. Zonder zulke waarborgen verstrekken wij geen persoonsgegevens buiten de EER.

6. Beveiliging

Assurency treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder andere:

Versleutelde opslag en overdracht van gegevens (TLS/SSL, versleutelde schijven)
Toegangsbeperking op basis van het need-to-know-principe
Gebruik van beveiligde, zakelijke softwareomgevingen
Regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Assurency neemt geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

8. Functionaris voor gegevensbescherming

Assurency is niet wettelijk verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te stellen en heeft dit ook niet gedaan. Vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u richten aan info@assurency.nl.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Wissing: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.
Beperking: u kunt de verwerking in bepaalde gevallen laten beperken.
Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
Intrekking van toestemming: voor zover een verwerking op uw toestemming is gebaseerd (bijvoorbeeld analytische cookies), kunt u deze op elk moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@assurency.nl. Wij reageren binnen vier weken. Deze termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken; in dat geval informeren wij u hierover binnen de eerste maand. Wij kunnen om verificatie van uw identiteit vragen voordat wij uw verzoek inwilligen.

Bent u niet tevreden met de wijze waarop wij uw verzoek hebben afgehandeld? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Cookies en website

Onze website maakt gebruik van Google Analytics om anonieme bezoekersstatistieken bij te houden, zoals bezochte pagina's en bezoekduur. IP-adressen worden geanonimiseerd verwerkt. Wij ontvangen geen persoonsgegevens die u direct identificeren.

Google Analytics-cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Bij weigering of intrekking worden geen analytische cookies geplaatst. Google's privacybeleid is te raadplegen op policies.google.com/privacy.

Naast analytische cookies worden uitsluitend functionele scripts geladen die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (lettertypen via Google Fonts). Deze externe diensten hanteren hun eigen privacybeleid.

Gebruikte cookies:

Cookie	Doel	Bewaartermijn	Partij
`assurency_cookie_consent`	Opslaan van uw cookievoorkeur	Tot intrekking (localStorage)	Assurency
`_ga, _ga_*`	Anonieme bezoekersstatistieken (Google Analytics)	2 jaar	Google

11. Wijzigingen in deze verklaring

Assurency kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde werkwijzen, nieuwe diensten of wettelijke vereisten. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. De versiedatum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Assurency B.V.
t.a.v. Niek Gosen, RE
Piet Heinstraat 12, 7511 JE Enschede
info@assurency.nl